支援内容
日々の仕事に合わせた支援
業務の流れに合わせ、扱う情報や関係者を確認しながら進め方を検討します。以下の五つの支援内容は、個別の状況に応じて必要な範囲をご相談いただくための案内です。
会議候補日の選定支援
会議の目的と参加者の役割を確認し、候補日程を検討するための情報を整理します。希望する時期や所要時間など、回答に必要な前提も確認します。
候補と確定予定を区別し、連絡を受けた人が比較しやすい提示方法を考えます。
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参加者の出欠確認
参加者の返答状況を整理し、確認待ちや条件付きの参加など次の連絡が必要な事項を見分けます。単なる人数の集計ではなく日程判断につながる情報を重視します。
返信先や確認の期限を明確にし、個人の予定情報を不要な範囲に広めない運用に配慮します。
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部署間の日程すり合わせ
部署ごとに異なる予定や優先度を整理し、共通の会議時間を検討する補助を行います。関係者間で条件に違いがある場合、その相違が分かるようにします。
参加が必要な役割と情報共有だけでよい役割を確認し、過度な連絡の往復を避ける進め方を検討します。
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会議招集連絡の代行
決定した日時、参加方法、必要な準備を参加者へ伝えるための招集連絡を整理します。案内文では行動に必要な情報が見つけやすい構成を心がけます。
実際の会議場所や方法が未確定の場合は、決まっていない事項として扱い、架空の内容は補いません。
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予定変更の共有管理
開催前後の変更を把握し、変更前後の内容、対象者、必要な再確認を分けて共有する支援です。過去の案内と新しい情報が混同されにくい形を検討します。
未確認の返答が残るときは次に連絡する役割を明確にし、最新の案内がどれか分かるようにします。
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支援が必要な業務の種類や現状を、分かる範囲でお知らせください。送信前にメールの内容を確認できます。